Quelle que soit votre préférence pour les documents papier ou dématérialisés, l’archivage des documents d’entreprise est soumis à des règles strictes, tant en terme de durée que de traçabilité.
La durée minimale de conservation des documents dépend avant tout de leur nature : commerciale, fiscale, juridique ou encore sociale.
Elle correspond au délai pendant lequel l’entreprise doit pouvoir prouver sa bonne foi en cas de litige avec l’administration fiscale, mais aussi avec un client ou un fournisseur.
Documents civils et commerciaux
Les contrats, documents bancaires et autres dossiers d’avocat doivent être conservés pendant deux à cinq ans.
Il existe, cependant deux exceptions : les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers (30 ans) et les contrats conclus par voie électronique (10 ans à partir de la livraison de la prestation dès lors qu’ils dépassent 120 €).
Toutes les pièces comptables doivent pouvoir être produites durant les dix années qui suivent la clôture de l’exercice.
Les livres, documents, registres ou pièces susceptibles d’être contrôlés par l’administration fiscale sont à conserver pendant six ans à partir de la dernière opération mentionnée ou de la date à laquelle ils ont été établis.
A titre d’exemple, il est prévu que si les données de ses registres sont entrées et reportées par des méthodes mécaniques ou électroniques, l’avocat doit veiller à ce qu’une copie papier soit produite dès que le barreau en fait la demande.
Documents relatifs au personnel : les délais vont de trois ans pour les justificatifs de charges sociales à cinq ans pour les bulletins de salaire et même dix ans pour les pièces liées aux accidents de travail.
Documents sociaux : le délai court de cinq ans après la perte de la personnalité morale pour des statuts par exemple, à dix ans pour les bilans et autres comptes de résultat.
Bon à savoir : Étant par nature des pièces comptables, les correspondances commerciales (bons de commande ou de livraison, par exemple) et les factures fournisseurs et clients doivent pouvoir être présentées pendant dix ans après la clôture de l’exercice.
Cinq années sont, en revanche suffisantes, pour les documents relatifs au transport des marchandises.
- Télécharger le bon de commande Assemblact ou rendez-vous sur notre boutique .
